Más de 5 millones de empresas ya trabajan con Google Apps
¿Qué es Google Apps?
Google Apps es un poderoso paquete de software online 100% en la nube, con el que se puede llevar a cabo todas las tareas y necesidades fundamentales de cualquier empresa. Usando Google Apps se incrementa la seguridad ya que nuestros datos y aplicaciones están alojados en servidores seguros de Google. No se requiere hardware o software mínimo, y funciona a través del navegador web, en todos los dispositivos (ordenadores, tablets, móviles, etc…).
Dado que tus datos y aplicaciones están almacenados en la nube, tú y tus empleados podréis ser productivos en cualquier lugar, no necesariamente en el puesto de trabajo habitual.
¿Por qué cambiar a Google Apps?, ventajas
Más de 5 millones de empresas ya trabajan con Google Apps, las razones principales son la mejora en la productividad y la reducción de costos en cuanto a licencias de uso de software, aunque cada vez más clientes eligen Google Apps por la seguridad y confiabilidad de sus aplicaciones.
Las ventajas principales son:
- Acceso seguro desde cualquier dispositivo, a cualquier hora y en cualquier lugar, a través de teléfonos móviles, tablets, ordenadores, etc…
- Ahorro de tiempo, Google Apps te ayuda a simplificar tus tareas para disponer de más tiempo libre para tu negocio.
- Fácil de usar, no necesitas ser un experto, es un entorno muy intuitivo y muy parecido a los programas que usas habitualmente.
- Colaboración en tiempo real: todos los trabajadores de tu empresa pueden compartir archivos, carpetas, e incluso editar documentos al mismo tiempo.
- Almacenamiento de datos: a través de un navegador tienes acceso a todos tus datos, desde cualquier lugar.
- Seguridad: Google cuenta con un equipo de expertos enfocado a la seguridad de la información. Los datos son accesibles a través de conexiones seguras y almacenadas de forma redundante y fragmentada con un sistema diseñado por Google (GFS o Google File System), además de antivirus y antispam para gmail.
- Copias de seguridad: se realizan copias de seguridad automáticas, ya que según se va guardando un archivo, automáticamente se sube a la nube. Además se guardan diferentes versiones de un mismo documento, de modo que podemos recuperar el documento en el día en que queramos.
- Precio muy competitivo: Por unos 50$ al año por usuario se pueden disfrutar de las aplicaciones de Google Apps, que incluye: correo electrónico, calendarios corporativos, chat, audioconferencia, videoconferencia, procesador de texto, hojas de cálculo, presentaciones, creación de formularios, sitios web y/o intranets, grupos, video y soporte vía Web.
Productos de Google Apps
Gmail para empresas
Gmail es un sistema de correo, en el que la principal ventaja es que no tienes que estar sentado delante del mismo ordenador para ver tus correos, como pasa por ejemplo con outollok, si no que puedes tener acceso desde cualquier ordenador y desde cualquier dispositivo conectado a internet. Dispone de 30GB de almacenamiento para cada usuario.
Drive
Es la mejor forma de tener organizados tus documentos. Funciona como un gran disco duro, donde almacenar cualquier documento y hacerlo accesible desde cualquier lugar o dispositivo. Con la sincronización automática, los archivos se guardarán directamente en la nube a medida que se van guardando en el pc.
Hangouts
Con Hangouts se pueden realizar videoconferencias y usar mensajes de chat con todos los trabajadores de la empresa, y simultáneamente. Ya no importa donde estén trabajando. Además existen apps para móviles con los que también se podrá usar esta funcionalidad.
Docs
Con Google Docs ya no tendrás que pagar licencias de Office o similares. Disponen de las mismas funcionalidades, además de poder visualizar y editar documentos de otras suites (como Office). Además se pueden compartir los documentos, incluso con personas ajenas a la empresa si se desea, de forma segura.
Calendar
Google Calendar es una potente herramienta que permite tener organizados los eventos, reuniones, etc de la empresa, y compartirlos con la persona que se desee, de forma que, por ejemplo, se puede disponer de un calendario compartido para toda la empresa, o para departamentos, así como de forma individual, con avisos por email, ventanas, etc.
Vault
Vault es una aplicación que permite realizar un seguimiento exaustivo de la información de la empresa, de forma que siempre existirá un registro de los documentos aunque se hayan borrado por error.
Sites
Google Sites es la mejor forma de crear páginas webs privadas o intranets para empresas, de forma que la información corporativa, proyectos compartidos, noticias internas, etc, estén disponibles para cualquier persona de la empresa en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Apps Marketplace
Google Apps dispone de una tienda propia con aplicaciones gratuitas y de pago, que se integran totalmente con Google, y en contínuo crecimiento, de forma que se pueda mantener la información contenida en Google Apps y usarla para estas aplicaciones. Existen muchos tipos de aplicaciones, entre ellas CRM, ERP, etc.
Preguntas frecuentes
¿A quién pertenecen los datos que suben las empresas a Google Apps?
Tus datos pertenecen a tu empresa 100%, Google no es propietario de tus datos. Tres datos importantes son: Google no comparte sus datos con terceros, excepto en los casos previstos en la política de privacidad. Google mantendrá sus datos por el tiempo que usted decida mantenerlos. Google le permite exportar sus datos a cualquier servicio externo si decide no utilizar más servicios.
¿En dónde se almacenarán los datos de mi empresa?
Tus datos están almacenados en centros de datos de Google, una red distribuida por todo el mundo. La nube de Google cuenta con miles de servidores entrelazados entre sí y distribuidos en diferentes centros de datos bajo estrictas medidas de seguridad.
¿Los datos de mi empresa estarán a salvo de otras compañías que se encuentran en los mismos servidores?
Si, los datos están aislados como servidores independientes y exclusivos, de forma que nadie puede acceder a tus datos excepto tú y las personas a las que les concedas permisos. Google Apps fue aprobado en auditoría SAS 70 Tipo II. Esto significa que una empresa de auditoría independiente ha examinado los protocolos y controles que protegen los datos de Google Apps en temas de privacidad y seguridad lógica y física, lo que garantiza que existen controles funcionando de manera eficiente.
¿Por qué es preferible utilizar Google Apps en lugar de una solución de correo in situ como Microsoft® Exchange?
Las ventajas principales son: menor coste, ya que no tienes que pagar licencias de office; disponibilidad del correo desde cualquier lugar y dispositivo (móvil u ordenador de escritorio); almacenamiento muy grande, para tener disponibles todos los correos y no tener que borrar para liberar espacio.
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